von Michael Meyer

ERP-Wechsel: So gelingt Ihnen der Umzug auf ein neues System

ERP-Systeme sind aus der modernen Geschäftsführung schon lange nicht mehr wegzudenken – und genau deswegen ist es gut möglich, dass Sie Ihr ERP-System schon einige Zeit im Einsatz haben. Mit der Zeit zeigt es dann auch seine Altersschwächen und Sie überlegen, einen ERP-Wechsel durchzuführen. Aber ab wann lohnt sich der ERP-Wechsel eigentlich? Und wie führe ich den ERP-Wechsel geschmeidig durch? Wir erklären Ihnen, ab wann ein ERP-Wechsel sinnvoll ist und wie Sie sich gründlich vorbereiten können, um Downtimes möglichst gering zu halten.

Wann sollte ich einen ERP-Wechsel machen?

Die Gründe für einen ERP Wechsel sind vielfältig. Hier haben wir für die häufigsten zusammen gestellt:

Das aktuelle System entspricht nicht mehr den Nutzungsgewohnheiten, den man von modernen Applikationen und Webseiten kennt

User sind anspruchsvoll im Umgang mit Software. Was sie von Handy-Apps gewohnt sind, erwarten sie auch im Arbeitsalltag. Das gilt insbesondere für junge Menschen. Aber eigentlich für alle, denn schliesslich verbringen wir 8 Stunden pro Tag an unserem Arbeitsplatz und vor dem Bildschirm. Da soll die Nutzung einer Software doch auch Spaß machen.

Die Performance des Systems ist unzureichend, d.h. die einzelnen Module haben hohe Ladezeiten und es macht für die User keinen Spaß mehr, die Anwendung zu benutzen

Moderne internetbasierte Anwendungen haben Ladezeiten von deutlich unter 1 Sekunde, meistens sogar nur wenige 100 Millisekunden. Wenn ein Anbieter dies nicht bieten kann oder Ihnen dann sagt „Dann müssen Sie halt einen schnellerern Server kaufen“, dann weist das auch eine schlechte Achitektur der Software hin (s. dazu auch unseren Artikel Gute Software-Architekturen). Zeit für Sie, das System zu wechseln – und am besten auch gleich den Anbieter.

Das Datenmodell passt nicht oder nicht mehr zur Realität der Unternehmensabläufe

Das Problem wird leider erst nach ein paar Jahren augenscheinlich: Für einfache Geschäftsabläufe ist fast jede ERP Software geeignet: Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen erfassen kann so gut wie jede Applikation. Aber das reicht nicht aus. Erst bei komplexeren Prozessen zeigt sich, ob ein Anbieter die Abläufe in Ihrer Branche wirklich kennt und verstanden hat.

Die Auswertungen, die das System liefert, sind widersprüchlich, so dass auf dieser Basis eine Unternehmenssteuerung schwer möglich geworden ist

Der Albtraum eines jeden Unternehmers bzw. Unternehmerin: Sie ziehen sich eine Auswertung aus dem System. Ein andere Auswertung aus dem gleichen System liefert komplett andere Zahlen. Welcher sollen Sie nun glauben? Wenn Ihnen dann der Anbieter der Software kein Abhilfe bieten kann ist das ein Zeichen, ein neues System zu suchen.

Die Datenqualität ist schlecht, weil das System die Eingabe der User nicht prüft

Moderne Systeme prüfen vor dem Speichern die Eingabe der User: Wurde eine gültige Emailadresse im Feld Email eingegeben oder doch eine Postleitzahl? Ist die Umsatzsteuer oder die IBAN eines Kunden wirklich gültige? Dies nennt man „Validierung“ und ist heute in jeder Software zu finden. Wenn User kreativ werden und Daten nicht mehr in den vorgesehenen Feldern speichern, scheint irgendetwas in der Software zu fehlen.

Das System ist im Unterhalt zu teuer geworden

Gerade bei den großen Anbieterfirmen hören wir dies von unseren Kunden immer wieder: Die wiederkehrenden Kosten wachsen uns über den Kopf. Vielleicht ein Zeichen, dass der Anbieter sich anfangs vielleicht verkalkuliert hat? Oder er hat den Preis bewusst niedrig angesetzt, um Kunden anzulocken.

Die Basistechnologie ist völlig veraltet und ich finde keine MitarbeiterInnen mehr, die sich damit auskennen

Der Klassiker: Das System wurde vor 10 Jahren einmal angeschafft. Der Anbieter will Kosten sparen und entwickelt das System nicht weiter. Für Sie eine Sackgasse, denn Sie sind abhängig und Ihr ganzen Unternehmen hängt an diesem System und eine Erneuerung ist nicht mehr zu erwarten. Zeit für einen ERP-Wechsel.

Der Hersteller des System ist insolvent

Dies kommt auch nicht selten vor: Einige Anbieter bieten umfangreiche Systeme zu einem günstigen Preis an. Wenn Sie Kaufmann und Kauffrau sind können Sie sich ausrechnen, dass man ein System nicht für 100 Euro im Monat verschleudern kann. Die Kosten für die internen Softwareentwickler werden davon einfach nicht gedeckt. Das Geschäftsmodell geht für den Anbieter nicht auf und er meldet Konkurs an.

Der Support des Hersteller ist unzureichend

Wenn das System instabil ist, zu Fehleingaben verleitet und schlicht nicht gut funktioniert, dann sind Sie auf die Unterstützung des Herstellers angewiesen. Er muss Ihnen das System erläutern, Daten korrigieren und Fehler beseitigen. Je besser das System ist, um weniger Unterstützung bräuchten Sie. Wenn aber das System so unzureichend ist, häufen sich die Supportanfragen beim Hersteller – und das nicht nur von Ihnen, sondern auch von anderen Kunden. Oft kommen Hersteller dieser Welle von Anfragen nicht mehr hinterher – und melden sich einfach nicht mehr.

ERP-Wechsel lohnt sich: Diese Vorteile können Sie erwarten

Es ist ein kaufmännisches Prinzip: Sie kaufen etwas ein und erhoffen sich einen Vorteil. Warum soll das mit einem ERP System nicht genau so sein? Mit einem guten Warenwirtschafts-System erkaufen Sie sich mit der Lizenzgebühr zunächst eine Zeitersparnis: Das System unterstützt Sie dabei, die Daten, die Sie für die Auftragsabwicklung benötigen, schnell eingeben zu können. Gleichzeitig soll das System Sie dabei unterstützen, die Daten in bestemöglicher Qualität einzugeben. Nur so können Sie sich bei Auswertungen auch darauf verlassen, die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Ein gutes ERP System spart also nicht nur Zeit, sondern zieht auch eine neue Generation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an. Damit wird das ERP System zu einem weiteren Marktvorteil, den Sie sich durch einen ERP-Wechsel sichern.

Martkplätze befinden sich heute digital im Internet. Wenn Sie Ihren Waren dort anbieten wollen, dann muss das System Möglichkeiten anbieten, Daten mit all diesen Portalen und Systemen auszutauschen Da diese Portal auf moderner Internettechnik basieren, können Sie sich mit ihnen am besten auch mit einem modernen System austauschen, das dieselbe Sprache spricht.

Übrigens: Im Rahmen der Systemumstellungen wird die Qualität der Daten auf ein anderes Niveau gehoben. Gute Anbieter sind geübt darin, Ihre Daten zu optimieren bzw. zu korrigieren. Mit einem neuen System ist Ihre Datenqualität gut wie nie zuvor.

Auf welche Merkmale sollte ich beim neuen ERP-System achten?

Einige Merkmale haben wir in unserem Artikel Gute Software-Architekturen ausführlich erwähnt. Neben dem, was unter der Haube passiert (und was Sie ja nicht sehen können) , ist es wichtig, ob der Anbieter Sie dabei unterstützen kann, Ihre Altdaten in das neue System zu übernehmen. Man spricht hier von „Datenmigration“. Wenn das nicht möglich ist, dann spricht das nicht für ein einfaches und passendes Datenmodell. Fragen Sie den Anbieter also gleich am Anfang danach.

Ein weiteres Merkmal ist die Einfachheit der Benutzerführung: Sie erkennen im Rahmen einer Produktdemo sehr schnell, ob Sie sich zurecht finden. Jedes System hat natürlich seine eigene Bedienphilosophie. Gleichzeitig muss doch aber ein Kunde oder auch ein Artikel in 15 Sekunden anlegbar sein. Zählen Sie also ruhig die Anzahl der Mausklicks, die Sie brauchen, um zum Ziel zu kommen.

Um Indigo bei eine Kunden einzuführen, bieten wir kostenfreie Hilfe an, so dass sich unsere Interessenten nach dem ERP-Wechsel schnell zurecht finden können.

ERP-Wechsel vorbereiten

Ein Wechsel von einem System zu einem anderen wird im Englischen „Cutover“ genannt. Dies bedarf ein paar Überlegungen. Wann ist ein guter Zeitpunkt? Steht vielleicht eine große Messe an? Oder Urlaub? Wann ist die typische „Hochsaison“ für Sie? Wann ist möglichst wenig Ware im Lager und wann hätten die MitarbeiterInnen am besten die Hände frei, um sich mit dem System zu befassen? Wann können Sie einen Datenstand für ein par Stunden oder Tage einfrieren, um sie auf das neue System zu übertragen? Wir helfen Ihnen mit unserer Erfahrung den besten Zeitpunkt zu finden und alle vorbereitenden Maßnahmen zu ergreifen.

ERP-Wechsel durchführen

Für einen Wechsel des ERP System hat sich der sog. „harte Cut“ bewährt. Dies bedeutet, dass zu einem Zeitpunkt das alte System abgeschaltet wird und nur noch mit dem neuen gearbeitet wird. Dies hat mehrere Vorteile:

• Alle MitarbeiterInnen sind gezwungen, sich mit dem neuen System auseinander zu setzen. Der Reflex „Ach, das mach ich schnell nochmal im alten System“ wird unterbunden
• Wirtschaftsprüfer und Steuerberater wollen immer sichergestellt sehen, dass die Daten, die sie bekommen, auch schlüssig sind. Würden Sie in zwei System arbeiten, ist nicht klar, welches System eigentlich betriebswirtschaftliche Daten liefert (beispielsweise zur Bewertung des Lagerwertes).
• Das neue System ist nach der Umstellung für alle beteiligten Personen und Systeme die Quelle der Wahrheit. Nur so erreichen Sie eine gute Datenqualität

Den allgemeinen Ablauf im Sinne des Projektmanagements haben wir in unserem Artikel Wie die Einführung einer Software gelingt erläutert. Für die Umstellung des ERP Systems ergeben sich konkret folgende Schritte:

Fit-Gap-Analyse

Hier analysiert der Anbieter mit Ihnen im Rahmen der „Ramp-Up-Phase“ (das ist die erste Phase im Projekt), welche (speziellen) Anforderungen Sie haben und ob die Software diese abbilden kann. Passen Ihre Anforderungen zu der Lösung, spricht man von einem „Fit“ (ähnlich bei Kleidung: sie passt). Sind die Anforderungen etwas spezieller und aktuell nicht Teil des Standards, dann nennt man diese Lücke „gap“. Die Anforderungen trägt der Anbieter in eine Übersicht ein (das sog. Backlog). Dies ist die Grundlage für die nächste Phase.

Implementierung / Entwicklung

Auf Basis der Voranalyse fängt der Anbieter nun an, die fehlenden Teile der Software für Sie zu entwickeln und ergänzen. Dies passiert in der Regel nach Aufwand. Die Prioritäten geben Sie vor. Sollte sich herausstellen, dass Ihre MitarbeiterInnen etwas über das Ziel hinaus geschossen sind und eine Art „Wünsch-Dir-was“-Mentalität um sich gegriffen hat (man nennt dies auch „Feature creep“), dann ist es völlig in Ordnung, Anforderungen ggf. noch einmal zu verwerfen (zu de-priorisieren). Am Ende jedes Implementierungszyklusses stellt Ihnen und Ihrem Team der Anbieter jedenfalls die erarbeiteten Funktionen vor. Die Reihenfolge der Umsetzung wählen Sie dabei am besten nach dem Nutzung. Eine Funktion, die Sie nur einmal im Jahr brauchen, kann ggf. später entwickelt werden.

Datenmigration

Parallel zur Entwicklung kümmert sich ein Team vor dem eigentlichen ERP-Wechsel um die Migration der Daten vom Altsystem zum neuen System. Hier muss mit der Hilfe Ihres Teams mitunter entschieden werden, wie mit bestimmten Daten verfahren werden soll. Wenn beispielsweise das alte System im Kundenstamm eine bestimmte Kennzeichnung hat, die das neue System gar nicht kennt oder anders abbildet, dann muss überlegt werden, wie diese Daten im neuen System transformiert werden müssen.

Rollout

Unter Rollout versteht man den Wechsel vom alten System zum neuen, also den konkreten ERP-Wechsel. Das alte System wird abgeschaltet (bzw. die User erhalten nur noch Leserechte beispielsweise für Datenprüfungen), die Daten werden ein letztes Mal übertragen und nun wird nur noch das neue System genutzt.

Schulungen und Unterstützung

Im besten Fall haben Sie und Ihre MitarbeiterInnen sich bereits vor dem Rollout gebührlich mit dem System beschäftigt. Gute Anbieter stellen hier in der Regel allen erdenkliche Unterstützung zur Verfügung, beispielsweise in Form von Videotutorials und Onlinehilfe.

Nach dem ERP-Wechsel

Die Phase nach dem ERP-Wechsel ist spannend: Hier zeigt sich, ob das Team aus internen MitarbeiterInnen und externem ERP-Partner gut gearbeitet haben. Sind alle Anforderungen korrekt umgesetzt? Wurden überhaupt alle Anforderungen aufgedeckt oder wurde etwas übersehen? Da diese Phase so kritisch ist, ist besondere Aufmerksamkeit des Anbieters nötig. Man nennt sie deshalb auch „hyper care“. Achten Sie darauf, diese vom Anbieter auch einzufordern. Manche Anbieter übernehmen sich und führen zeitgleich Systeme bei unterschiedlichen Kunden ein.

Indigo Fashion Software hilft beim ERP-Wechsel

Unser Team aus Beratern und Entwicklern ist extrem erfahren darin, einen ERp Wechsel durchzuführen. Dabei handelt es sich wie oben beschrieben nicht um eine technische Aufgabe. Vor allem profitieren unsere Kunden von unserer hohen Methodenkompetenz und kommunikativen Fähigkeit. Nehmen Sie doch hier Kontakt zu uns auf. Wir erläutern Ihnen gerne und unverbindlich, wie ein erfolgreicher Umstieg bei Ihnen gelingen kann.