von Michael Meyer
Mit diesen 3-Buchstaben-Abkürzungen ist es aber auch wie verhext: Alle benutzen sie und keiner traut sich zu fragen, was sie eigentlich bedeuten. Kein Problem, wir bringen Licht ins Dunkel und erklären Ihnen in einfachen Worten, was ein ERP-System eigentlich ist.
Die Abkürzung „ERP“ steht für „Enterprise ressource planning“ – ehrlich gesagt auch nicht viel besser, oder? Dabei geht es ganz einfach um eine Software, mit der Sie Basisdaten (wie Kunden, Artikel etc) und Bewegungsdaten (z.B. Aufträge Lieferscheine und Rechnungen) eingeben bzw. pflegen können. In der Regel bietet das Softwaresystem dann natürlich auch verschiedene Auswertungen an (z.B. Umsatz- und Ertragsauswertungen oder Lagerbestände), so dass Sie damit sehen können, wie sich finanzielle Situation Ihres Unternehmens eigentlich ist. Wie man sieht hilft solch ein System, die Waren, die man verkaufen und/oder herstellen möchte, zu bewirtschaften. Man spricht daher auch von einem Warenwirtschaftssystem. Die Begriffe „ERP System“ und „Warenwirtschaftssystem“ werden synonym verwendet.
Ein ERP System stellt das Kernstück eines Unternehmens dar. Nahezu alle Unternehmensprozesse werden hiermit abgebildet – von der ersten Kundenanfrage, über die Produktion und der Auslieferung bis zur Fakturierung. Die meisten MitarbeiterInnen arbeiten täglich mit der Software, geben Daten ein, werten aus und überprüfen so ihre Vorgänge. Für die Geschäftsleitung stellt das ERP System die erfassten Daten in Form von Auswertungen bereit so dass diese für die Unternehmensteuerung genutzt werden können.
ERP Systeme werden von Handelsunternehmen genutzt, aber auch von Unternehmen genutzt, die Ware produzieren. Dabei spielt die Unternehmensgröße eine untergeordnete Rolle. Selbst Unternehmen, die nur aus wenigen Personen bestehen, benötigen ein Warenwirtschaftssystem genauso, wie große Konzerne. ERP Systeme werden über alle Branchen hinweg genutzt.
Der Charme oder besser die Notwendigkeit, ein ERP System zu nutzen, liegt in der Konsistenz der Daten. Die MitarbeiterInnen erhalten zudem durch die Benutzerführung im System eine gute Orientierung, wie die Abläufe im Unternehmen tatsächlich sind. Das Warenwirtschaftssystem stellt so gesehen die Quelle der Wahrheit dar: Egal ob für Artikel- oder für Kundendaten. Für die Geschäftsführung ist ein ERP System unerlässlich, denn alle relevanten Daten und Auswertungen lassen sich hier sehen.
Nahezu alle Unternehmensbereich arbeiten mit dem Warenwirtschaftssystem. Das sind beispielsweise:
Je nach Branche kann die Vielfalt der Module variieren, aber folgende sind überall relevant:
Die Artikeldaten sind sozusagen das Herzstück Ihres Unternehmens. Ohne Artikel keine Aufträge, ohne Aufträge keinen Umsatz. Im Modebereich besteht ein Artikel im einfachsten Fall aus folgenden Daten:
Wenn Sie einen Shop anbinden und den gleichen Artikel an einen Endkunden verkaufen wollen, würden Sie ihn wahrscheinlich noch etwas aufwändgier in Szene setzen. Es kommen beliebige viele Attribute hinzu, wie beispielsweise Pflegehinweise, ein blumiger Text zur Verwendung des Artikels, und so weiter.
Hier sind im einfachsten Fall die Adressedaten des Kunden gemeint, die Sie für die Abwicklung des Auftrags benötigen. Jeden Kunden gibt es dabei im System genau einmal:
Die meisten System erlauben natürlich auch die Angabe für Telefonnummern und Emailadresse. Meist findet man auch Datenfelder, um die Kunden bei späteren Auswertungen zu kategorisieren (z.B. Kundengruppe A, B, C) oder weitere Felder.
Aber was, wenn ein Kunden mehrere Lieferadressen hat? Alle ERP Systeme bieten dazu die Möglichkeit, sog. 1-zu-n-Datenstrukturen aufzubauen („ein Kunde hat n Lieferadressen, also beliebig viele“):
Übrigens: Mit den Adressedaten von Lieferanten funktioniert es ganz genauso 🙂
Bei Aufträge handelt es sich auch wieder um hierarchische Datenstrukturen. Sie bestehen aus einem Auftragskopf und beliebig vielen Auftragspositionen:
Hier ein konkretes Beispiel:
Mit einem Lieferschein wird ein Dokument erzeugt, dass die Warenlieferung belegt. Auf einem Lieferschein werden i.d.R. nur die Positionen eines Auftrags ausgegeben, die tatsächlich versendet werden sollen oder können (also auch tatsächlich physisch im Lager vorhanden sind). Preise oder Materialinformationen sind hier – anders als beim Auftrag – nicht unbedingt relevant. Dafür werden oft Daten wie das Herkunfstland oder das Einzel- und Gesamtgewicht mit angedruckt. Diese Informationen können wichtig sein für den Zoll, wenn es sich um einen internationalen Versandvorgang handelt.
Anders als beim Lieferschein geht es bei Rechnungen um die finanztechnische Abwicklung des Auftrags. Dieser Beleg wird dem Kunden zugeschickt und ist die Grundlage für die Bezahlung der Ware.
Ein ERP System ist das gleiche wie ein Warenwirtschaftssystem. Es handelt sich um eine Software, die dem Unternehmen hilft, Waren zu produzieren oder bei einem Lieferanten zu bestellen und schliesslich wiederum an die eigenen Kunden zu verkaufen. Mit einem ERP System behält ein Unternehmen, den Überblick, welche Waren noch am Lager liegt und welche Aufträge und Bestellunge ggf. noch offen sind. Ein Auswertungsmodul liefert betriebswirtschaftliche Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung.
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