Betriebswirtschaftliche Software –

So gelingt die Einführung

Mit der Einführung einer neuen Software ist es ähnlich wie beim Hausbau: Jeder scheint in seinem privaten oder beruflichen Netzwerk jemanden zu kennen, bei dem einiges schief gelaufen ist: Das geplante Vorgehen verläuft nicht so wie erwartet, der geschätzte zeitliche und kostentechnische Rahmen wird überschritten, die Qualität bleibt hinter den Erwartungen zurück.

Damit bei Ihnen die Einführung einer neuen Software erfolgreich gelingt, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Stellen Sie ein schlagkräftiges Team zusammen

Die Einführung einer neuen ERP-Software ist eine Investition. Und ein Prozess: Über die Recherche von Anbietern, dem ersten Briefing-Gespräch bis hin zum individuellen Angebot benötigen Sie Zeit. Sehen Sie diese als wertvolle Investition und lassen Sie die Anbieter- und Software-Auswahl durch ein internes Team begleiten. Jeder Bereich, der später mit der Software arbeiten soll, sollte an Bord sein – Auftragsabwicklung, Controlling, Geschäftsführung – denn die verschiedenen Blickwinkel sind sehr hilfreich! Schließlich hängt der Erfolg der Einführung von den Menschen ab, die mit der täglichen Anwendung Ihr Business schlagkräftig machen!

2. Anhand welcher Kriterien finden Sie den passenden Anbieter?

Der Reflex wohnt uns mittlerweile inne: Wenn wir etwas suchen, tippen wir ein paar Begriffe in die Lieblings-Suchmaschine. Dabei sollte die Suche nach dem passenden Partner schon einen Schritt früher beginnen. Am besten funktioniert die Recherche, wenn Sie sich zuvor Kriterien überlegen, die Ihnen bei der Auswahl wichtig sind:

Ist Ihnen ein Standort in Deutschland wichtig, die Spezialisierung auf Ihre Branche oder die Möglichkeit, einen persönlichen Ansprechpartner für den späteren Support zu bekommen? Wie wichtig sind Ihnen Referenzen? Oder die Expertise in einem bestimmten Teilgebiet oder einer Technologie?

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag ‚Gute Software-Architekturen‘.

3. Überlegen Sie, was die Software können muss

Formulieren Sie darüber hinaus funktionale Kriterien: Soll die Software ganz ohne Installation auf Ihrem Rechner lieber über einen Browser genutzt werden? Welche Module müssen auf Ihr Geschäft zugeschnitten werden? Soll ein Auswertungs-Tool in der Software enthalten sein? Ist eine Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle enthalten?

4. Welchen Stellenwert haben einzelne Anforderungen?

Die Kriterien sind Ihnen sicher nicht alle gleich wichtig: So scheint „Oberflächenfarbe anpassbar“ vielleicht nicht so relevant wie beispielsweise „Anbindung an die Finanzbuchhaltung“.

5. Ob Sie die Software zunächst testen sollen? Na hoffentlich!

Fragen Sie die Herstellerfirma nach einer Möglichkeit, die Software vollumfänglich mit einer Demo-Version zunächst auszuprobieren und prüfen zu dürfen. Ganz wichtig: Lassen Sie die Lösung von den Mitarbeitern beurteilen, die später damit arbeiten sollen. Jede Expertin, jeder Experte sollte den für sie wichtigen Teil testen. Manchmal kommt es vor, dass Sie in Ihrem Betrieb besondere Anforderungen haben, die in der Standard-Version der Software nicht abgebildet sind. Prüfen Sie, ob es technisch überhaupt möglich ist, dass die Anbieterfirma auf Ihre individuellen Anforderungen eingeht, ohne dass am Ende eine „Spezial-Version“ der Software entsteht.  Mein Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie zu diesem Zeitpunkt noch keine vertragliche Bindung eingehen müssen!

6. Verschiedene Software-Lösungen vergleichen

Um die verschiedenen Lösungen möglichst objektiv miteinander vergleichen zu können, probieren Sie doch mal folgendes systematisches Verfahren aus: Tragen Sie mittels Excel  zunächst alle Kriterien zusammen (Spalte A), vergeben eine Gewichtung (Spalte B, beispielsweise 1=”nice to have”, 3 = “super wichtig”) und werten dann alle Software-Lösungen aus, die grundsätzlich in Frage kommen. Erfüllt eine Lösung ein Kriterium, kann sie sich damit Punkte verdienen. So sehen Sie schnell, welche Software die meisten Punkte erhalten hat und mit großer Wahrscheinlichkeit gut zu Ihnen passt.

7. Wie läuft der Angebotsprozess ab?

Der einfachste Fall wäre, wenn die Software in der Standard-Ausprägung Ihre täglichen Abläufe abbilden kann. Dann können Sie sich die Lizenzkosten für die Nutzung sofort anbieten lassen. Bei speziellen Anforderungen, die eine Anpassung der Software in Ihrem Sinne erfordern,  läuft es anders: In einer Konzeptphase sollte es auf Ihrer Seite einen Dialog-Partner geben, der dem Hersteller zur Verfügung steht.  Es gilt: Je sauberer und ausführlicher das Briefing, desto besser ist das Angebot.

Sie entwickeln gemeinsam mit Ihrem Team und dem Anbieter die konkrete Anforderungsbeschreibung. Je nach Komplexität der Aufgabenstellung eignen sich dafür die folgenden Möglichkeiten:

  • – Die Anforderungsbeschreibung im Fließtext (ein sog. Lastenheft, ggf. mit Screenshots).
  • – Eine Visualisierung, wie die späteren Benutzerdialoge und Eingabemaske für Ihre Anforderungen aussehen könnten.
  • – Ein “Klick-Dummy”, also eine weitgehend funktionslose Simulation der späteren Anwendung.

Wenn Sie, Ihr Team und der Anbieter sich sicher sind, dass die Aufgabenstellung verstanden wurde, können die Kosten  für die Sonder-Entwicklungsleistungen der Software-Lösung erarbeitet werden. Nachdem die Firma die angebotene Lösung in Ihrem Sinne erweitert hat, besteht Ihre Aufgabe darin, die umgesetzten Anforderungen  zu prüfen. Ist diese Prüfung erfolgreich, steht dem Einsatz der Software in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg.

8. Auf einen Blick: Wie läuft die Software-Einführung ab?

Auch wenn es von Unternehmen zu Unternehmen kleine Unterschiede gibt, ist der Ablauf weitgehend identisch. Folgende Blöcke findet man in vielen Projekten meist wieder:

Natürlich kann es vorkommen, dass Sie gar keine besonderen Anforderungen formuliert haben. Dann startet das Projekt sofort mit dem Aufsetzen der Standardsoftware (Block „Setup“).

9. Nichts geht ohne Sie!

Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Architekturbüro beauftragen, Ihr Traumhaus zu bauen. Allerdings würden Sie die Nachfragen, wie es denn genau aussehen solle, immer nur beantworten mit „Sie sind doch die Experten“ oder „Naja, Standard eben“. So hätte die Architektin oder der Architekt trotz aller Expertise keine Chance, einen guten Job zu machen.

Auch bei einem Software-Projekt haben Sie als Kunde  eine gewisse Verpflichtung, dem Anbieter einen Dialog-Partner in Ihrem Hause anzubieten. Er braucht dabei nicht alle fachlichen Fragen selbst beantworten zu können, sondern kann offene Punkte aufnehmen und dann im Projekt-Team mit den Fachexperten diskutieren.

Auch die Koordination von persönlichen Treffen mit dem Software-Anbieter oder Demo-Termine gehören dazu. Nur so hat die Anbieterfirma die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder zu beantworten und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, wie die Einführung im Unternehmen laufen wird – und eine erfolgreiche Partnerschaft aufzubauen.

Fazit

Die oben formulierten Punkte sollen als Leitfaden dienen und den Softwareauswahl-Prozess in Ihrem Unternehmen unterstützen. Durch die differenzierte Auseinandersetzung mit der Anbieterauswahl, das Formulieren von konkreten Anforderungen und schliesslich Ihr Angebot eines Dialog-Partners haben Dienstleister gute Chancen, bei Ihnen einen guten Job zu machen. Im Zweifel holen Sie sich zur Unterstützung eine unabhängige Beratung dazu. Ihre eigene mitwirkungspflicht bleibt davon jedoch unberührt.

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